PILOTAGE DE LA PERFORMANCE. EPM & BI : Des solutions innovantes à la portée des PME

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PILOTAGE DE LA PERFORMANCE

EPM & BI : des solutions innovantes à la portée des PME

Les nouveaux enjeux des Directions Financières

Les directions financières sont de plus en plus au centre des prises de décision des entreprises.

Elles concentrent non seulement les informations techniques comptables, les moyens de financement des différentes activités mais également les données chiffrées-clé concernant les résultats de l’entreprise.

À l’ère des fortes incertitudes mondiales, les mouvements des marchés sont particulièrement imprévisibles et fluctuants. Les Comités de Direction exigent donc un reporting et des prévisions de plus en plus fréquents et précis : être réactif devient vital. Il faut pouvoir envisager les différents futurs possibles avec souplesse et réalisme.

Il est par conséquent fondamental d’agréger et de traiter rapidement de plus grandes quantités d’informations, de plusieurs sources, tant sur le passé que sur le futur.

Alors qu’un simple budget annuel pouvait suffire, on attend maintenant des éléments mis à jour fréquemment pour choisir la meilleure option.

Les directions financières ne peuvent plus être isolées dans une tour d’ivoire. Les budgets et les simulations financières sont désormais collaboratifs et partagés. Les scénarios doivent désormais être construits avec les différents services de l’entreprise (ventes, production, RH…) et restitués de façon graphique et ergonomique.

Le nouveau défi des managers :

moderniser le pilotage de la performance de l’entreprise

Ces nouvelles attentes représentent une opportunité pour la direction financière mais constituent un challenge car souvent les outils en place pour gérer le pilotage de la performance  ne sont pas adaptés à ces nouvelles contraintes de volume, de dialogue, de fréquence et de flexibilité.  Les outils classiques de type tableur deviennent vite chronophages voir inadaptés pour ce nouveau rôle de business partner.

Depuis quelques années, se développent donc des outils logiciels spécifiquement dédiés au management de la performance des entreprises : les EPM (Enterprise Performance Management). Le marché a démarré avec des solutions lourdes et coûteuses réservées aux grands groupes.

Les PME et ETI ne pouvant accéder à ces logiciels, restent pour la plupart un terrain vierge de solutions de ce type, alors qu’elles ont maintenant intégré des outils de CRM ou des ERP pour des budgets abordables.

La mise en place d’EPM ou de solutions BI (Business Intelligence) dans les PME et ETI constitue la nouvelle étape vers l’amélioration de la compétitivité. Cela devient même parfois une condition de survie en temps de crise !

Les PME en route vers l’apprentissage des outils de BI et d’EPM

BI (Business Intelligence) et EPM (Enterprise Performance Management)- Quelles différences ?

Deux concepts sont apparus depuis quelques années pour améliorer le pilotage de la performance des entreprises : la « BI » ou BUSINESS INTELLIGENCE, et l’EPM ou ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT.

Ces deux concepts sont complémentaires et une fois combinés, améliorent sensiblement la capacité des entreprises à appréhender leur présent et projeter leur futur en données chiffrées agrégées.

Les logiciels BI (ou informatique décisionnelle en Français) permettent la collecte et l’exploitation des données de l’entreprise. Ils génèrent la création d’indicateurs de performance pour faciliter la prise de décision.

La BI est utilisée en finance, mais aussi en vente, marketing et logistique. La BI décrit le passé et le présent de l’entreprise.

Les applications de BI se décomposent la plupart du temps en 3 grandes étapes :

  • Extraction de données issues de sources hétérogènes voire dispersées
  • Restructuration, consolidation, reformatage des données pour présenter à l’utilisateur une » vue métier »
  • Gestion sécurisée et fine des accès pour les décideurs des différents domaines de l’entreprise

Toutes ces activités impliquent rapidement un volume conséquent de données que seuls les nouveaux outils de la BI sont particulièrement à même de traiter. Au-delà de l’intégration des données, la data visualisation permet de révéler les chiffres de façon attrayante en soulignant les tendances observables. Cela permet d’obtenir une véritable perspective et de nourrir le travail d’analyse.

Objectif : gagner du temps dans la manipulation des données afin d’en dégager pour la réflexion et l’action.

Un schéma classique d’architecture BI est représenté ci-après :

Les outils EPM modélisent

le fonctionnement de l’entreprise,

et constituent l’outil de pilotage indispensable

pour le Comité de Direction

Les systèmes d’Enterprise Performance Management s’appuient sur la Business Intelligence pour offrir un système intégré de gestion indispensable à la gestion stratégique de l’entreprise. Ils reposent sur quatre principaux piliers, articulés avec la définition de la stratégie à moyen et long terme.

  • La planification ainsi que les prévisions (business planning and forecasting) de vente, d’effectifs, de charges, de résultats, de trésorerie, etc… ;
  • Les études de sensibilité et les simulations de scénarios, permettant de répondre aux questions « what if… » de façon simple et visuelle ;
  • Un suivi rigoureux de la réalité des flux par intégration de données provenant des différentes sources de l’entreprise (ERP, CRM, logiciel comptable, etc…) ; ;
  • L’analyse des écarts, et la représentation des données de façon synthétique dans des tableaux de bord en vue du suivi permanent et de la prise rapide de décision.

L’EPM permet de calculer la trajectoire réalisée par l’entreprise et de dessiner l’avenir. L’EPM constitue un système global de pilotage de l’entreprise dont la BI devient une des composantes. Il fait le lien entre toutes les dimensions de l’entreprises : ventes, RH, production, marges….

Pour parvenir à ces résultats, le business model de l’entreprise est modélisé dans l’outil EPM afin de représenter de façon aussi fidèle que possible, le fonctionnement de l’entreprise en matière économique.

Bien qu’il soit souvent lié aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), le logiciel d’EPM les complète en fournissant les informations de gestion en plus des données opérationnelles. En d’autres termes, l’ERP consiste à exploiter l’activité, tandis que l’EPM fournit des indicateurs-clé concernant le pilotage stratégique de l’entreprise : courbes de résultats, coûts de revient, ROI, trésorerie…., et permet une projection après simulation de différents scénarios stratégiques.

Un schéma classique d’architecture EPM  est représenté ci-après :

Les avantages des outils BI et EPM par rapport à Excel

Il existe un éternel débat entre flexibilité et fiabilité. Or actuellement, le bouleversement du monde économique exige des entreprises à la fois réactivité et précisions des prévisions !

Historiquement, les budgets et les tableaux de bord sont réalisés sur des feuilles Excel, dont la flexibilité a fait le succès, mais qui sont utilisées au prix de nombreux jours de compilation de fichiers, de corrections de formules et autres réparations de liens. A force de coller et copier des formules, le risque est grand qu’elles contiennent de nombreuses erreurs invisibles qui conduiront à des faux résultats à l’insu de tous.

Excel interdit également toute collaboration fiable et sécurisée entre les équipes et la construction en temps réel d’une prévision collective. Puisque la consolidation doit passer par un traitement manuel dans Excel, il est impossible d’établir sans erreurs des scénarios alternatifs avec la participation des opérationnels.

Il est tout aussi impossible de produire une prévision mise à jour en continu avec un horizon temporel glissant. Excel maîtrise la prévision statique mais ne pourra pas replanifier les ressources de façon agile selon les évènements.

Excel ne vous permettra pas non plus  de répondre facilement à la question « What if » ni aux changements rapides de perspectives ou axes de raisonnement.

 

Un constat navrant : vos employés consacrent une grande partie de leur temps à manipuler Excel au lieu de réaliser des tâches d’analyse à plus forte valeur ajoutée !

La pérennité des outils construits sous Excel est faible : lors du départ des auteurs des modèles basés sur des feuilles de calcul, le nouveau responsable reconstruit en général une toute nouvelle structure de feuilles, elle-même peu pérenne. L’entreprise ne capitalise pas sur le travail effectué.

Dans la dernière décennie, les solutions lourdes et coûteuses en provenance des grands éditeurs de logiciels de bases de données tels que IBM, ORACLE, SAP, ont introduit les EPM dans les grandes entreprises. Elles permettent des gains de productivité, mais au prix de licences, d’une mise en œuvre et d’une maintenance onéreuse sur site.

Ces dernières années, des solutions adaptées à de plus petites entreprises sont apparues et sont désormais disponibles sur le marché. Ces solutions BI de dernière génération sont plus light, rapides à installer et disponibles en Cloud.

Les plateformes de logiciels d’EPM sont en effet passées de systèmes client/serveur sur Windows à des applications sur navigateur Web, ou logiciels en tant que service (SaaS). Lorsqu’un logiciel d’EPM est « dans le Cloud », cela signifie simplement que l’application est hébergée sur un réseau de serveurs distants, plutôt que sur le site d’une entreprise

Avec les EPM sophistiqués,

les grandes entreprises ont amélioré leur pilotage,

mais à coûts élevés.

Des solutions EPM plus économiques et légères

sont désormais accessibles aux PME/ETI

QUANTRIX : une solution mixte EPM / BI idéale pour les PME et aux ETI

Créée en 2002 il y a 18 ans, QUANTRIX a pris le leadership des outils de nouvelle génération, en s’appuyant sur les nouvelles technologies comme la représentation multi-dimensionnelle des données, le cloud, le calcul in-memory, la connexion SQL, et la programmation en langage naturel.

QUANTRIX a été créé spécifiquement pour répondre au besoin croissant de prévisions, de simulations et d’analyses, en gommant les contraintes techniques. QUANTRIX allie flexibilité, puissance de calcul et 0 risque d’erreur dans le recopiage des formules.

QUANTRIX permet de bâtir des solutions EPM puissantes, entièrement paramétrables et ajustables au secteur d’activité de chaque entreprise (production, services, distribution, …).

 

Toute la dimension technique disparait

dans un seul but : rendre la prévision

et le reporting simples, rapides et intuitifs.

L’EPM basé sur QUANTRIX intègre toutes les étapes du cycle : planification, simulation, reporting, et analyse.

Nul besoin d’être un expert en mathématiques ou en programmation, QUANTRIX rend la prévision et le reporting simples, rapides et intuitifs. QUANTRIX permet :

  • Des projets rapides et itératifs,
  • Des calculs en temps réel avec des formules lisibles en langage naturel,
  • La possibilité de créer en quelques secondes autant de scénarios que nécessaire et de les conserver à des fins de comparaison,
  • La connexion facilitée aux bases de données de l’entreprise (ERP, CRM, Comptabilité, …)
  • Une puissance de modélisation permettant d’automatiser les calculs financiers les plus complexes
  • Des outils de reporting adaptés aux interlocuteurs : tableaux de bord, graphiques mis à jour instantanément, vues métier personnalisées par utilisateur (30 axes possibles).
  • Une consolidation instantanée des données, chaque utilisateur n’ayant accès qu’aux seules informations qui le concernent

QUANTRIX est à la fois un outil EPM permettant la planification et la modélisation, et un outil de BI capable de se connecter aux sources de données de l’entreprise en vue d’analyses, et d’alimenter la modélisation et donc la prévision.

EPM Quantrix : un outil intégré,

partagé en ligne, collaboratif, pour planifier

et mesurer la performance financière.

Exemple de simulation :

Pour toute information

[https://www.trin-partners.fr/]

 

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