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Comment gérer facilement plusieurs versions de budgets sans perdre d’information ni devoir refaire son modèle ?

Comment réaliser un modèle de gestion et de prévision représentatif du business model de votre entreprise ? Naturellement, chaque entreprise est différente ; mais avec l’expérience se dégagent des éléments communs. Aujourd’hui je vais explorer plus particulièrement le processus budgétaire. 

Le cycle budgétaire pour l’année N dans une entreprise commence en général plusieurs mois (de 3 à 6) avant le début de la nouvelle année. 

Des versions successives du budget vont voir le jour, car il est nécessaire de réconcilier la vision budgétaire des différents services : le budget des ventes du service commercial, de la production par les usines, des achats, des ventes par pays et par marché, etc… 

La première difficulté est de faire converger le modèle vers un ensemble cohérent de données entre les différents métiers de l’entreprise. Cela nécessite un processus partagé d’élaboration, et un accès partagé en ligne aux données de chaque métier, tout en protégeant les données des autres utilisateurs, et en protégeant la logique de calcul (sous Excel, il est fréquent d’abimer par erreur une formule dans une cellule). 

Le modèle de calcul ainsi utilisé doit être codé pour être représentatif du business model (couts directs et indirects, dimensionnement des ressources, etc..) ; il va ainsi valider la cohérence entre les prévisions des uns et des autres (par ex : l’usine est elle suffisamment dimensionnée pour produire les prévisions de vente ?). 

La deuxième difficulté est de gérer les versions successives des pré-budgets, puis des budgets, puis des re-prévisions en cours d’année, sans détruire de données (on doit être capable à tout moment de comparer avec une version antérieure). 

L’outil central pour l’élaboration du budget doit donc : 

  • Être nativement multi-utilisateurs ; 
  • Gérer des droits d’accès sélectifs par utilisateur ;
  • Implémenter par le calcul la complexité multi-dimensionnelle de l’entreprise ;
  • Rendre impossible l’altération du modèle par erreur (formules, logique de calcul)
  • Gérer des versions successives sans perte de données.

Dans l’exemple ci-dessous, la dimension « axe budgétaire » met en perspectove les valeurs :  

  • Budget cible (le budget officiel de l’exercice) ; 
  • Budget bas (le “worst case scenario”, où l’on teste les limites basses du modèle) ; 
  • Réalisé calculé (dès que les volumes et les ventes sont connus en fin de mois, ces données sont utilisées pour calculer en quasi-temps réel une estimation de l’EBITDA en se basant sur un algorithme qui estime les couts variables) 
  • Comptabilité (avec le décalage habituel de 2 mois, les écritures comptables classe 6 et classe 7 sont disponibles et peuvent être importées pour calculer les résultats de façon précise cette fois-ci) . 

 

Voici un exemple : 

La mise en perspective de l’objectif budgétaire, du « réalisé calculé » et des données comptables a posteriori permet de bénéficier d’un instrument  de pilotage réactif et actualisé. L’analyste responsable du modèle pourra ajuster son algorithme de façon à faire coller au plus près le « ‘réalisé calculé » avec les données remontant de la comptabilité, après interprétation des éléments exceptionnels ou liés à la saisonnalité.

 

J’ai obtenu les meilleurs résultats à l’aide de QUANTRIX, qui répond bien à toutes ces exigences : multi-dimensionnel, multi-utilisateurs, haut niveau de protection.