Libérez-vous des règles contraignantes des feuilles de calcul

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Libérez-vous des règles contraignantes des feuilles de calcul

Une réunion stratégique, un bilan financier ou un prévisionnel d’entreprise… les feuilles de calcul restent l’un des outils les plus utilisés pour l’organisation, la gestion ou même la prévision à partir de données. D’apparence faciles à utiliser, elles sont souvent à l’origine de nombreuses erreurs et se structurent autour de règles qui gênent la capacité de modélisation. Entre bonnes pratiques et alternatives, retrouvez nos conseils pour vous libérer des contraintes et limites des feuilles de calcul.

1 –La structure de feuille de calcul et ses limites

Les feuilles de calcul ou « tableurs » permettent de modéliser et de structurer les données pour leur donner du sens. Sous logiciel Excel ou en ligne avec Google Sheets, elles sont appréciées pour leur efficacité, la flexibilité et la fluidité d’utilisation, la facilité dans le partage avec d’autres utilisateurs pour une diffusion d’informations claires et vérifiables… et pourtant, la structure même de la feuille de calcul peut présenter certaines limites.

Sous forme de tableau, une feuille de calcul se structure en lignes et en colonnes dans lesquelles peuvent être intégrées les données sous forme numérique ou par mots. Chaque cellule a donc sa propre unité, avec son numéro de ligne et la lettre correspondant à la colonne. L’orientation de la donnée est déterminée par le type de formule qu’il faut intégrer.

a – La rigidité de la structure

La flexibilité du modèle est rapidement mise en jeu dès lors que l’on cherche à étendre les données : le tableur a tendance à être moins flexible dès que l’on cherche à intégrer de nouveaux éléments et que la modélisation se fait plus complexe.

Pour être efficace, la structure en feuille de calcul implique une approche structurée et reproductible qui supporte difficilement la nouveauté et la multiplication des données à traiter.

b – Le risque d’erreur

Par la structure en cellules, lignes et colonnes, les risques d’erreurs de frappe ou de copier/coller sont plus grands et dès lors que l’on veut élargir son champ de données, la répétition de tâches augmente le risque d’oubli ou d’erreur.

Le risque se présente également dès lors que l’on cherche à étendre manuellement une formule au travers du tableau : il demande une vérification visuelle attentive des cellules.

c – La vision unidimensionnelle 

De plus, la feuille de calcul propose une vision unidimensionnelle simple, qui ne permet pas de construire une approche multidimensionnelle de flux de différents produits par exemple. Le modèle est limité à une seule orientation et reproduire le multidimensionnel exige bien souvent une accumulation fastidieuse d’onglets.

Les bonnes pratiques de la feuille de calcul

1 – Assurer la cohérence des noms

Dans une structure en cellules, la cohérence des appellations et des dénominations est essentielle pour fluidifier la recherche et la navigation visuelle à travers les tableaux. Elle assure aussi la simplicité des formules et évite les erreurs de recherche.

Cette recherche de cohérence exige une grande rigueur et demande souvent beaucoup de temps et d’efforts

2 – Assurer la cohérence des données linéaires et des formules de gauche à droite

Les valeurs et les formules sont intégrées à une seule et même cellule. Il s’agit donc d’être particulièrement attentif à la logique de construction de son modèle, des données et des modes de calcul. Toujours respecter un ordre de gauche à droite pour réaliser son modèle afin de faciliter la construction de tableaux croisés dynamiques.

3 – Nommer des plages de cellules

Identifiez les plages de cellules que vous créez pour assurer la compréhension de votre tableau, simplifier vos formules et faciliter la recherche, notamment par la suite, si vous devez enrichir votre tableau en lignes ou en colonnes. Plutôt qu’une approche par cellule, les plages de cellules offrent une vision plus globale, pour plus de logique dans la création des formules.

Cette technique requiert cependant un peu d’habileté et est difficilement partageable.

4 – Éviter les dispositions non-tabulaires et les fusions de cellules

Pour hiérarchiser des données ou intégrer différents niveaux, il est courant de faire fusionner les cellules et de ne pas respecter la structure tabulaire. Plus esthétique et fonctionnelle, cette pratique a tendance à rendre la donnée plus difficile à modéliser et à interpréter : se tenir à une structure en tableau permet de créer plus facilement des formules et des tableaux croisés dynamiques.

5 – Intégrer des contrôles de formulaires

Parce qu’on n’est jamais à l’abri d’une erreur, intégrer les contrôles de formulaires aide à identifier les erreurs : ils sont indispensables !

Il est souvent indispensable de multiplier les contrôles de cohérence pour fiabiliser le modèle au risque de complexifier un peu plus la programmation.

6 – Prévoyez suffisamment d’espace pour les sections pivotantes

Prévoyez de la place en plus entre chaque ligne ou colonne pivotante, ou encore des feuilles séparées pour chaque tableau pivotant, dans la constitution de tableaux croisés dynamiques par exemple. Cela permet d’ajouter plus facilement des données et évite qu’elles ne se chevauchent et se confondent.

Cette astuce est compliquée à appliquer quand le modèle s’agrandit car le nombre de feuilles est d’autant multiplié !

7 – Séparer les données d’origine des données issues de la modélisation

Dans l’organisation de votre tableau, pensez à bien séparer les données non modélisées de votre structure en différentes sections par exemple. L’intérêt est de mieux se protéger contre les modifications ou les effacements accidentels, notamment si plusieurs personnes collaborent sur un seul et même modèle.

La conséquence gênante : isoler les données modélisées demande une grande attention et peut alourdir vos modèles.

Quantrix : l’alternative à la feuille de calcul traditionnelle

La solution de modélisation financière Quantrix propose une approche alternative qui permet de lever de nombreuses limites inhérentes à la feuille de calcul classique.

a – Eliminez les erreurs

Pour simplifier vos calculs et formules, la création de plages de cellules est automatisée, et les formules sont en langage naturel, plus évident pour la recherche et la compréhension.

Intuitif, le drag and drop permet de déplacer les cellules sans les fusionner, notamment pour créer des hiérarchies multidimensionnelles. Sans besoin de saisir les mots dans chaque cellule, le risque d’erreur est limité.

Et pour mieux identifier d’éventuelles erreurs, Quantrix propose plusieurs outils comme Dependency inspector, …

b – Gagnez en flexibilité

Alors que la feuille de calcul reste limitée quant à l’orientation des données, Quantrix permet de réorganiser, basculer, pivoter vos données à n’importe quel endroit pour une meilleure mise en valeur  : vous pourrez orienter vos données en ligne dans toutes les directions.

Intuitive, la modélisation multidimensionnelle est instantanée et facile à construire. A tout moment vous pourrez sélectionner les axes ou dimensions à présenter sur l’écran. Vous pourrez ajouter un produit, une région ou un type de client sans avoir à reconstruire le modèle.

De plus, plusieurs lecteurs peuvent même avoir plusieurs points de vue sur les données sans pour autant impacter le modèle d’origine.

c – Faites évoluer votre modélisation en toute simplicité

Quantrix propose une solution évolutive, moins rigide : il permet d’ajouter plusieurs scénarios, des données supplémentaires à un projet en seul clic, automatiquement, en temps réel. Les modèles peuvent donc grandir très facilement en même temps que votre entreprise.

Plus de scénarios, moins de formules… retrouvez tous les atouts de Quantrix [https://www.trin-partners.fr/atouts-quantrix/]

 

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