Après un premier audit des besoins du groupe par Trin Partners, il est apparu que la demande de Ghislain était triple :

• fournir un suivi de gestion mensuel afin d’avoir en début de chaque mois une vue actualisée des comptes d’exploitation et rendre possible un nouveau mode de calcul de la rémunération des dirigeants du groupe
• calculer les différents indicateurs commerciaux de manière automatique pour alléger la charge de travail de la responsable administrative
• réaliser les budgets prévisionnels pour améliorer le pilotage du groupe.

Ces 3 objectifs ont été pris en compte dans l’élaboration de la solution de gestion intégrée développée sur mesure par Trin Partners à partir de la plateforme de modélisation Quantrix.

Un constat marquant : la responsable administrative passait presque 2 jours par mois à établir manuellement les tableaux de bord commerciaux du groupe, reportant à la main dans Excel puis Word les données issues de l’ERP. Un travail fastidieux, répétitif et sans grande valeur ajoutée !

Après quelques semaines de développement, de nombreuses réunions de tests et de concertations et un travail de coordination approfondi avec B2o, Tous Pour Toit dispose d’un outil de reporting commercial complètement automatisé. Les informations pertinentes sont extraites de l’ ERP myB2O  et importées dans la solution EPM Quantrix qui calcule instantanément et présente tous les indicateurs souhaités par commercial, agence, région, article, chantier …. Les résultats sont partageables au sein du groupe via un Cloud spécifique et selon les droits d’accès de chacun.

Plus aucune ressaisie manuelle pour calculer les marges, l’efficacité de telle agence ou le taux de transformation des opportunités. Plus d’erreurs de formule possible et une collaboration hyper sécurisée ! L’assistante ne passe plus qu’une demi-journée afin de peaufiner la présentation des résultats et la partager avec les responsables concernés. Un gain de temps précieux qui permet de se concentrer sur l’essentiel, à savoir l’analyse de l’activité commerciale et le management de la force de vente.

Le fort développement du groupe nécessite des outils de gestion fiables à côté de l’expérience et de l’intuition ! Ghislain et Laura souffraient de la difficulté d’obtenir de la part de leurs fournisseurs habituels des tableaux de gestion à jour. Dans leur domaine professionnel, il est important de suivre l’évolution du coût matière et le prix des marchandises afin de préserver ses marges. Ce suivi est d’autant plus important en période de forte inflation.

Après élaboration d’une maquette fonctionnelle d’un compte de résultat multi-agences et multi-activités, Laura et l’équipe de Trin Partners ont défini les caractéristiques de l’outil de gestion final souhaité. A l’aide d’une démarche itérative, un suivi de gestion détaillé et entièrement personnalisé a pu être mis au point en exploitant et en croisant des imports de données issus à la fois de la comptabilité et de l’ ERP myB2O. Le rythme des actualisations a été fixé sur une base mensuelle.

10 utilisateurs au sein du groupe peuvent désormais connaître chaque début de mois une estimation des marges et du résultat réalisés le mois précédent, avec la simplicité de la vision multidimensionnelle de l’EPM Quantrix.

La solution est issue d’une réelle co-construction entre le Groupe Tous Pour Toit, B2o et Trin Partners. Le cahier des charges initial a été enrichi au fur et à mesure de l’approfondissement des besoins exprimés par l’équipe de Tous Pour Toit, chaque séance de travail mettant en lumière de nouvelles facettes du projet. Chaque nouvelle requête a été satisfaite et Laura a été rassurée par l’extrême réactivité de Trin Partners.

Au bout de 3 mois, le groupe dispose, dans un même espace de travail, de toutes ses données en terme commercial et financier. Chaque utilisateur peut interagir avec le modèle sans le détruire et collaborer à la stratégie globale du groupe. Les indicateurs de gestion, régulièrement mis à jour, vont même permettre d’enfin lancer le nouveau mode de rémunération des dirigeants.

Améliorer la qualité du pilotage de Tous Pour Toit est un but atteint, notamment grâce à la qualité du dialogue institué entre les parties. Cette solution sur mesure, répondant parfaitement à toutes les exigences du groupe, n’aurait pas vu le jour sans « les capacités d’écoute, d’analyse, de reformulation et d’accompagnement de l’équipe » de Trin Partners.